Programa 5S e a LGPD: Segurança e organização para a serventia

Daniela Bastos

Você já pensou o quão benéfico seria para a sua serventia, aliar segurança de dados, com eficiência organizacional? Com um programa de proteção de dados adequado, você pode aliar estes dois importantes pontos que contribuirão para o pleno funcionamento da sua serventia.

Organização e segurança na rotina da serventia

O mundo está cada vez mais dinâmico e nos negócios, para que se atinja as metas pretendidas é preciso que as rotinas tenham procedimentos estabelecidos, para garantir o pleno funcionamento da serventia de forma organizada, com qualidade e segurança.

O programa 5S é originário do Japão e baseia-se em cinco pilares, sendo estes:

Seiri - Senso de Utilização;
Seiton - Senso de Organização;
Seiso - Senso de Limpeza;
Seiketsu - Senso de Padronização;
Shitsuke - Senso de Autodisciplina.

De acordo com os fundamentos do programa 5S, a sua aplicação promove um ambiente de trabalho organizado, limpo, seguro e eficiente, contribuindo significativamente para a produtividade e a qualidade dos processos.

Considerando que atualmente as serventias extrajudiciais, em sua maioria, atendem de forma híbrida, recebendo documentos tanto de forma física, quanto digital. Ainda, possuem bancos de dados em formatos distintos, o que requer organização, padronização e segurança.

Como a implementação do 5S contribui o cumprimento da LGPD?

A implementação de um programa de proteção de dados, deve contemplas além da segurança da informação, medidas de segurança diárias, as quais devem ser adotadas, para fins de evitar infrações à Lei geral de proteção de dados – LGPD.

Para melhor compreensão da relação entre o programa 5S e LGPD, destacamos alguns pontos:

Organização documental - O Seiri e o Seiton, sensos de utilização e organização auxiliam na organização e descarte de documentos desnecessários, reduzindo o risco infrações, as quais podem ocorrer quando da perda ou acesso indevido a dados pessoais. O armazenamento e o descarte dos dados pessoais, são etapas do tratamento de dados e devem ser realizados de forma a preservar a privacidade e segurança dos dados pessoais dos colaboradores e clientes da serventia.

Ambiente de trabalho seguro - O Seiso e o Seiketsu, sensos de limpeza e padronização garantem um ambiente de trabalho limpo e seguro, minimizando o risco de acidentes e danos aos documentos. Mesa e tela limpas, são boas práticas de governança, as quais auxiliam para a segurança de informações importantes e de cunho pessoal, abrangidas pela LGPD.

Cultura de disciplina - O Shitsuke, senso de autodisciplina promove uma cultura de disciplina e responsabilidade entre os colaboradores, conscientizando-os sobre a importância da proteção de dados. Neste ponto, é deveras importante que os colaboradores compreendam a importância das suas práticas diárias, bem como a suas responsabilidades para com a segurança dos dados.

LGPD aliada ao programa 5S

Há muitos benefícios em aliar o 5S ao Programa de proteção de dados da serventia, uma vez que a união dos dois programas LGPD, cooperam na redução de riscos de violações de dados e sanções regulatórias.

Além disso, contribuem para o aumento da produtividade, uma vez que a serventia contando com procedimentos padronizados, torna-se mais organizada, o que é fundamental para a otimização das atividades, o que resulta no aumento da produtividade e melhora no desempenho dos colaboradores.
Por fim, e não menos importante, uma serventia organizada e segura transmite esta imagem, aumentando a sua credibilidade para com os colaboradores e usuários da serventia.

Para implementar o 5S e a LGPD de forma eficaz, é imprescindível um planejamento estratégico, o qual deve ser elaborado por um profissional especialista em proteção de dados, para fins de garantir que a união dos dois programas é capaz de manter a segurança dos dados pessoais tratados na serventia, atuando de forma a cumprir a Lei geral de proteção de dados e as disposições do CNJ.