Navegando pelas Alterações Contratuais em Licitações: Um Guia Passo a Passo para Solicitar Aditivos com Segurança e Eficácia

Desvende os Meandros dos Aditivos Contratuais e Garanta a Execução Adequada de Seus Contratos com o Poder Público

No dinâmico universo das contratações públicas, a execução de um contrato administrativo nem sempre transcorre exatamente conforme o planejado inicialmente. Imprevistos, novas necessidades da administração ou mesmo a evolução do próprio objeto contratual podem demandar ajustes e alterações no escopo original. É nesse contexto que surge a figura do aditivo contratual, um instrumento jurídico essencial para formalizar modificações nos termos de um contrato administrativo decorrente de um processo de licitação.

Compreender profundamente o que são os aditivos, os diferentes tipos de aditivos existentes e, principalmente, como solicitar o aditivo de forma correta e transparente é crucial para as empresas que fornecem bens, serviços ou obras ao setor público. Um pedido de aditivo mal fundamentado ou que não observe os requisitos legais pode gerar questionamentos, atrasos na execução e até mesmo a invalidade da alteração contratual, com potenciais prejuízos para as empresas.

Este guia tem como objetivo fornecer um panorama completo e didático sobre o processo de solicitação de aditivos contratuais em licitações. Abordaremos os diversos tipos de aditivos, o passo a passo para formalizar o pedido, os cuidados essenciais a serem tomados, especialmente em relação aos aditivos qualitativos, e forneceremos exemplos práticos para ilustrar cada situação. Nosso intuito é capacitar você a navegar com segurança e eficácia pelo universo das alterações contratuais, garantindo a execução adequada e o sucesso de seus contratos com a administração pública.

Compreendendo a Essência e a Importância do Aditivo Contratual

O aditivo contratual, em sua essência, é um termo aditivo ao contrato original, formalizado por escrito, que tem por finalidade alterar ou complementar as cláusulas previamente estabelecidas entre a administração pública e o contratado. Ele representa a formalização jurídica de uma necessidade de modificação que surgiu após a assinatura do contrato, seja por fatores supervenientes, por conveniência administrativa ou por acordo entre as partes, sempre observando os limites e as condições estabelecidas na legislação pertinente, em especial a Lei nº 8.666/93 (ainda vigente para alguns casos) e a Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos (Lei nº 14.133/21).

A importância do aditivo contratual reside na sua capacidade de adaptar o contrato à realidade da sua execução, permitindo que a administração pública alcance o seu objetivo de interesse público de forma eficiente e que o contratado possa dar continuidade ao cumprimento de suas obrigações de maneira justa e equilibrada. Sem a possibilidade de formalizar alterações por meio de aditivos, as partes ficariam engessadas a um contrato que, porventura, não mais atenderia às necessidades ou condições existentes, podendo levar a paralisações, litígios e prejuízos para ambos os lados.

Desvendando os Diferentes Tipos de Aditivos Contratuais

A legislação e a doutrina administrativa classificam os aditivos contratuais em diferentes categorias, de acordo com a natureza da alteração que promovem no contrato original. Compreender esses diferentes tipos de aditivos é fundamental para identificar a forma correta de proceder em cada situação. Os principais tipos de aditivos são:

1. Aditivo de Tempo (Prorrogação de Prazo)

O aditivo de tempo ou de prorrogação de prazo tem como objetivo estender o prazo de execução do contrato, seja para a entrega de um bem, a prestação de um serviço ou a conclusão de uma obra. Esse tipo de aditivo geralmente se justifica por eventos supervenientes que impedem o cumprimento do cronograma original, como atrasos na liberação de áreas, ocorrência de fenômenos naturais imprevisíveis, ou mesmo por necessidades da própria administração pública.

Como proceder: A solicitação de um aditivo de tempo deve ser formalizada pelo contratado ao fiscal do contrato ou diretamente ao ordenador de despesa, apresentando uma justificativa clara e detalhada dos motivos que ensejam a necessidade de prorrogação, acompanhada de documentos comprobatórios, se possível. A administração pública analisará a solicitação e, caso a julgue procedente e devidamente fundamentada, formalizará o aditivo, estabelecendo o novo prazo de conclusão do contrato.

Exemplo prático: Em um contrato de construção de uma escola, fortes chuvas e alagamentos inesperados durante um determinado período impediram o avanço das obras conforme o cronograma previsto. A construtora solicita um aditivo de prazo, comprovando os eventos climáticos por meio de relatórios meteorológicos e fotográficos. A administração pública, reconhecendo a ocorrência de força maior, formaliza o aditivo, concedendo um prazo adicional para a conclusão da obra.

2. Aditivo de Valor (Alteração do Valor Contratual)

O aditivo de valor visa alterar o valor total do contrato, podendo ocorrer tanto para aumentá-lo quanto para diminuí-lo, que neste último caso se nomeia de supressão contratual. Essa alteração geralmente está relacionada a modificações no escopo do contrato, como a inclusão de novos itens, a alteração das quantidades inicialmente previstas ou a necessidade de reajustamento ou revisão de preços, conforme previsto em lei e no próprio contrato.

Como proceder: A solicitação de um aditivo de valor deve ser instruída com uma justificativa detalhada da necessidade da alteração, acompanhada de planilhas de custos, orçamentos ou outros documentos que demonstrem a adequação do novo valor proposto, como notas fiscais que demonstrem alterações de itens. A administração pública realizará uma análise rigorosa da solicitação, verificando a sua pertinência e a compatibilidade dos preços com os praticados no mercado. Caso aprovada, a alteração será formalizada por meio do aditivo contratual.

Exemplo prático: Em um contrato de fornecimento de equipamentos de informática, a administração pública identifica a necessidade de adquirir um número maior de computadores do que o inicialmente previsto. Solicita-se ao fornecedor a formalização de um aditivo de valor, apresentando a justificativa do aumento da demanda e a respectiva planilha de custos para os novos equipamentos. Após análise e aprovação, o aditivo é formalizado, aumentando o valor total do contrato.

Como proceder: A solicitação de um aditivo de itens deve apresentar uma justificativa clara e detalhada da necessidade de inclusão ou exclusão, com a descrição dos novos itens ou dos itens a serem retirados, bem como os impactos financeiros e no prazo de execução do contrato, se houver. A administração pública avaliará a pertinência da alteração e, caso a aprove, formalizará o aditivo, detalhando os novos itens ou a exclusão dos existentes e os ajustes contratuais decorrentes. Quando se fala em aditivos ou supressão de itens, é imprescindível que haja a justificativa para realização desta alteração, especialmente para afastar eventual alegação de fraude ou improbidade administrativa na gestão do contrato.

Exemplo prático: Em um contrato de prestação de serviços de limpeza, a administração pública identifica a necessidade de incluir um novo tipo de serviço especializado que não estava previsto inicialmente. Solicita-se à empresa contratada a formalização de um aditivo de objeto, detalhando o novo serviço, a frequência de sua execução e o respectivo custo. Após análise e aprovação, o aditivo é formalizado, incorporando o novo item ao escopo do contrato.

Aditivo Qualitativo (Alteração da Qualidade ou das Especificações Técnicas)

O aditivo qualitativo envolve a modificação das características, das especificações técnicas ou da qualidade dos bens, serviços ou obras contratados e é o mesmo que um aditivo contratual de objeto. Esse tipo de aditivo requer uma atenção especial, pois alterações significativas na qualidade podem descaracterizar o objeto originalmente licitado, configurando fraude e direcionamento indevido da licitação, como já mencionamos.

Como proceder: A solicitação de um aditivo qualitativo deve ser rigorosamente justificada, demonstrando que a alteração é necessária para atender de forma mais eficiente ao interesse público, que não compromete a essência do objeto licitado e que não acarreta prejuízo à administração ou a terceiros. É fundamental comprovar que a alteração não poderia ter sido prevista na fase de planejamento da licitação. A administração pública realizará uma análise técnica detalhada para verificar a pertinência e a legalidade da alteração.

Exemplo prático: Em um contrato de fornecimento de mobiliário para um hospital, após o início da execução, constata-se que um determinado modelo de cadeira previsto no edital não atende adequadamente às necessidades dos pacientes com mobilidade reduzida. A administração pública, mediante parecer técnico que comprova a inadequação e indica um modelo alternativo com melhores especificações ergonômicas, solicita um aditivo qualitativo para substituir o modelo original. A alteração é justificada pela necessidade de garantir o bem-estar dos pacientes e não implica em um aumento significativo do valor contratual

Aditivo Quantitativo (Alteração das Quantidades Contratadas)

O aditivo quantitativo tem como objetivo alterar as quantidades dos bens, serviços ou obras contratados, dentro dos limites estabelecidos pela legislação (geralmente até 25% do valor inicial atualizado do contrato, e, no caso de obras, serviços de engenharia e reformas de edifícios e equipamentos, até 50%), e aqui, também, é o mesmo que o aditivo de objeto. Essa alteração pode ocorrer em decorrência de necessidades supervenientes da administração, de erros de planejamento ou de outras circunstâncias que justifiquem a modificação das quantidades inicialmente previstas.

Como proceder: A solicitação de um aditivo quantitativo deve apresentar uma justificativa clara e detalhada da necessidade da alteração das quantidades, com a indicação das quantidades originais, das novas quantidades e o impacto financeiro decorrente da modificação. A administração pública verificará se a alteração está dentro dos limites legais e se a justificativa é pertinente. Caso aprovada, a alteração será formalizada por meio do aditivo contratual.

Exemplo prático: Em um contrato de fornecimento de merenda escolar, a administração pública constata um aumento no número de alunos matriculados em relação à previsão inicial. Solicita-se ao fornecedor um aditivo quantitativo para aumentar as quantidades dos itens de merenda a serem fornecidos, dentro do limite legal de alteração quantitativa. A justificativa é o aumento da demanda, e o aditivo formaliza as novas quantidades e o ajuste no valor total do contrato.

O Passo a Passo para Solicitar um Aditivo Contratual

Embora os procedimentos específicos possam variar ligeiramente entre os diferentes órgãos e entidades da administração pública, o processo geral para solicitar um aditivo contratual em licitações geralmente envolve as seguintes etapas:

Passo 1: Identificação da Necessidade de Alteração: O primeiro passo é identificar claramente a necessidade de modificar o contrato original. Essa necessidade pode surgir por iniciativa do contratado, da administração pública ou de ambos, em decorrência de eventos supervenientes, novas demandas, erros de planejamento ou outras circunstâncias justificáveis.

Passo 2: Elaboração da Justificativa Detalhada: Uma vez identificada a necessidade de alteração, o interessado (geralmente o contratado) deve elaborar uma justificativa detalhada, expondo os motivos que ensejam a modificação contratual. Essa justificativa deve ser clara, objetiva, bem fundamentada e acompanhada de toda a documentação comprobatória pertinente (relatórios técnicos, planilhas de custos, pareceres, etc.).

Passo 3: Formalização da Solicitação: A justificativa e a documentação de suporte devem ser formalmente apresentadas à administração pública por meio de um requerimento ou ofício, devidamente protocolado. É importante seguir os canais de comunicação estabelecidos no contrato ou pelas normas internas do órgão contratante.

Passo 4: Análise da Solicitação pela Administração Pública: A administração pública receberá a solicitação e realizará uma análise minuciosa da justificativa e da documentação apresentada. Essa análise envolverá diferentes setores do órgão, como o setor técnico (para avaliar a pertinência da alteração sob o ponto de vista técnico), o setor jurídico (para verificar a legalidade da alteração e a sua conformidade com a legislação) e o setor financeiro (para analisar os impactos financeiros da alteração).

Passo 5: Elaboração de Pareceres Técnicos e Jurídicos: Com base na análise da solicitação, os setores competentes da administração pública emitirão pareceres técnicos e jurídicos, opinando sobre a procedência ou improcedência do pedido de aditivo. Esses pareceres são fundamentais para embasar a decisão final da administração.

Passo 6: Aprovação da Alteração Contratual: Caso os pareceres sejam favoráveis e a administração pública considere a alteração necessária e legalmente admissível, a autoridade competente aprovará a modificação contratual. Essa aprovação pode ser formalizada por meio de um despacho decisório ou outro instrumento administrativo.

Passo 7: Elaboração e Assinatura do Termo Aditivo: Após a aprovação, será elaborado o termo aditivo ao contrato original, que formalizará as alterações acordadas entre as partes. O termo aditivo deverá conter a identificação do contrato original, a descrição detalhada das alterações (prazo, valor, itens, qualidade, quantidade), a justificativa da alteração, as novas condições contratuais, a data de assinatura e a assinatura das partes (representante legal da administração pública e do contratado).

Passo 8: Publicação do Termo Aditivo: A legislação exige a publicação do termo aditivo na imprensa oficial ou em outros meios de divulgação, como forma de garantir a transparência e a publicidade das alterações contratuais. É importante verificar as exigências legais específicas para cada tipo de contrato e órgão contratante.

Passo 9: Arquivamento e Acompanhamento da Execução Contratual: Após a assinatura e a eventual publicação do termo aditivo, uma cópia do documento deverá ser arquivada nos autos do processo de licitação e do contrato. As partes deverão acompanhar a execução do contrato com as alterações formalizadas, garantindo o cumprimento das novas condições estabelecidas.

A Importância da Transparência e da Fundamentação na Solicitação de Aditivos

A solicitação de aditivos contratuais em licitações é um processo que exige rigor técnico, jurídico e administrativo. A transparência na apresentação das justificativas, a clareza na descrição das alterações e a observância dos requisitos legais são fundamentais para garantir a validade e a eficácia dos aditivos, evitando questionamentos e potenciais litígios.
Ao seguir este guia passo a passo e ao compreender os diferentes tipos de aditivos e os cuidados necessários, especialmente em relação aos aditivos qualitativos, as empresas que contratam com o poder público estarão mais preparadas para solicitar alterações contratuais de forma correta e segura, garantindo a execução adequada de seus contratos e a manutenção de uma relação transparente e colaborativa com a administração pública.

Lembre-se sempre que a boa-fé, a fundamentação consistente e o respeito à legislação são os pilares para uma gestão contratual eficiente e bem-sucedida no âmbito das licitações.